Tugas Pemodelan Proses Bisnis

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut ini: 

1. Jelaskan tentang siklus pendapatan! 
2. Sebutkan dan jelaskan aktivitas-aktivitas dalam siklus pendapatan! 
3. Sebutkan dan jelaskan aktivitas apa saja yang terjadi di aktivitas Sales Order Entry! 
4. Sebutkan dan jelaskan aktivitas apa saja yang terjadi di aktivitas Shipping! 
5. Sebutkan dan jelaskan aktivitas apa saja yang terjadi di aktivitas Billing and Accounts Receivable! 
6. Sebutkan dan jelaskan aktivitas apa saja yang terjadi di aktivitas Cash Collections! 
7. Berikan contoh dan jelaskan Revenue Cycle Data Model! 
8. Berdasarkan jawaban sebelumnya, silahkan Anda menjawab pertanyaan berikut ini: Jelaskan tentang siklus pendapatan dan aktivitas-aktivitasnya dalam sebuah contoh/kasus. Jelaskan pula bagaimana Threats and Applicable Control Procedures yang dilakukan dalam setiap aktivitas pendapatan! 

Jawaban :

1. Siklus pendapatan adalah satu dari beberapa istilah dalam bidang ekonomi . Siklus ini sendiri merupakan rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan - penjualan tersebut.

2. Ada empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan antaralain :

A. Penerimaan pesanan dari para pelanggan, yang mencakup : 

      - Pengambilan pesanan pelanggan, 

      - Persetujuan kredit, 

      - Memeriksa ketersediaan persediaan, 

      - Menjawab permintaan pelanggan. 

Pesanan pelanggan harus diterima tepat waktu lalu semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, untuk memastikan akurasi yang menyeluruh, harus dilakukan pemeriksaan edit, antaralain : 

Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan 

Uji kewajaran 

Persetujuan kredit, yang mencakup Otorisasi umum (Batas kredit) dan Otorisasi khusus (Pemeriksaan batas). 

Menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut. 

Internal dokumen yang dihasilkan oleh order entry penjualan, seperti : Pesanan penjualan, Slip pengepakan, dan Kartu pengambilan barang. 

B. Pengiriman barang, yang mencakup : 

      - Pengambilan dan pengepakan pesanan, 

      - Pengiriman pesanan. 

Aktivitas ini bertanggung jawab untuk memenuhi pesanan pelanggan pendataan item yang dikirim dari persediaan. Ada dua jenis metode pengiriman, yaitu :

      - Metode in-house 

      - Metode out-source 

C. Penagihan dan piutang usaha, yang mencakup : 

     - Penagihan, 

     - Pemeliharaan data piutang usaha, 

     - Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan. 

Dua aktivitas yang dilakukan pada siklus pendapatan ini adalah : 

     - faktur pelanggan, 

     - Mempertahankan rekening pelanggan. 

Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan Informasi dari aktivitas ini antaralain : 

- Penagihan yang akurat sangat penting dan membutuhkan informasi yang mengidentifikasi item dan kuantitas. 

- Faktur penjualan memberitahukan pelanggan dari jumlah yang harus dibayar dan di mana untuk mengirim pembayaran. 

- Sebuah laporan bulanan merangkum transaksi yang terjadi dan menginformasikan pelanggan dari saldo rekening mereka saat ini. 

- Sebuah memo kredit kewenangan departemen penagihan untuk kredit account pelanggan. 

- Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini. 

Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur. Ada beberapa jenis sistem penagihan antaralain :

- Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang dikirim. 

- Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui. 

Metode-metode pengurusan piutang dagang, yaitu: 

- Metode faktur terbuka,

- Metode pembayaran gabungan. 

D. Penagihan kas, yang mencakup : 

- Menangani kiriman uang pelanggan, 

- Menyimpannya ke bank. 

Bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah Kasir dan fungsi piutang dagang. Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi pada aktivitas ini antaralain : 

- Pentingnya pengurangan pencurian kas. 

- Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses fisik ke kas atau cek. 

- Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan faktur aplikasi harus dikredit. 

Dokumen, catatan, dan prosedur: 

- Cek diterima dan dikirim (disimpan). 

- Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran. 

- Sistem ini melakukan sejumlah on-line cek edit untuk memverifikasi keakuratan entri data. 

3.    Aktivitas yang terjadi pada ,Sales Order Entry :

Pada aktivitas entry pesanan penjualan ada beberapa ancaman antaralain: 

- Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat. 

- Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk. 

- Terjadi legitimasi pesanan. 

-  Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga. 

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : 

-  Pemeriksaan edit entri data. 

-  Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan. 

- Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business. 

- Sistem pengendalian persediaan. 

4. Pada aktivitas pengiriman (Shipping) barang ada beberapa ancaman antaralain :

-  Kesalahan jumlah barang, alamat ataupun jenis barang yang dikirim. 

-  Pencurian persediaan. 

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : 

-  Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan, pemindai kode garis, pengendalian aplikasi entri data. 

-  Batasi akses fisik ke persediaan. Dokumentasi semua transfer internal persediaan. Perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat. 

5.     Pada aktivitas Billing and Accounts Receivable (penagihan dan piutang usaha) ada beberapa ancaman antaralain: 

-  Kegagalan untuk menagih pelanggan. 

-  Kesalahan dalam penagihan. 

-  Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha. 

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : 

-  Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik. Rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan. 

-  Pengendalian edit entri data dan daftar harga.

-  Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan 

6.     Pada aktivitas penagihan kas ( Cash Collections ) ancaman yang biasa terjadi adalah : 

-  Pencurian Kas. 

Hal ini dapat diatasi dengan beberapa cara, yaitu : Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas. 

7. Model Data Siklus Pendapatan ( Revenue Cycle Data Model )
Resource Event Agent (REA) adalah model bagaimana sebuah sistem akuntansi dapat kembali direkayasa untuk usia komputer. REA awalnya diusulkan pada tahun 1982 oleh William E. McCarthy sebagai model akuntansi umum, dan berisi konsep sumber daya, peristiwa dan agen. REA adalah model yang populer dalam sistem informasi pengajaran akuntansi (AIS). Tapi ini jarang terjadi pada praktik bisnis-perusahaan tidak dapat dengan mudah membongkar sistem warisan mereka untuk memenuhi tuntutan radikal REA's.

Model Data REA menyediakan satu metode untuk merancang basis data yang efisien terintegrasi baik data keuangan dan operasional. Model data REA untuk siklus pendapatan perusahaan manufaktur harus mencakup informasi berikut: 

- Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan, 

- Empat kegiatan bisnis besar dalam siklus pendapatan (Pesanan, memenuhi pesanan, pengiriman dan penagihan kas), 

- Agen eksternal utama (pelanggan) serta agen-agen internal yang terlibat dalam kegiatan siklus pendapatan.

Ket : AOE (AlphaOmegaElectronics)

         REA(Revenue Cycle Data Model)

Sumber :  http://www.scribd.com/doc/136033206/BAB-6-Siklus-Pendapatan-Buku

                  http://nanienuneno.blogspot.com/2010/11/siklus-pendapatan.html

8.    Contoh : 

Contoh dari  siklus pendapatan adalah Transaksi penjualan toko sepatu 

 Dalam kegiatannya sehari-hari, Perusahaan sepatu ini merupakan usaha menengah yang cukup memberikan banyak keuntungan. Toko Sepatu ini menjual sepatu dengan berbagai jenis dan merk (dijual secara online).  Berikut ini adalah Aktivitas-aktivitas yang terjadi pada PROSES PENJUALAN DI TOKO SEPATU ini sesuai dengan Aktivitas-aktivitas dalam siklus pendapatan :

A. Penerimaan pesanan dari para pelanggan, yang mencakup : 

      - Pengambilan pesanan pembeli, (menerima pesanan sepatu sesuai selera pembeli)

      - Persetujuan kredit, (Persetujuan Kredit adalah credit acceptance yaitu pemberitahuan   kepada calon debitur bahwa surat permohonan kredit mereka telah disetujui, dalam contoh ini yaitu sang pembeli sapatu dengan pihak penjual)

      - Memeriksa ketersediaan persediaan,(dari pihak penjual memeriksa lagi apakah pesanan sepatu yang dipesan tersedia atau tidak) 

      - Menjawab permintaan pelanggan. (kalau menjawab poin yang diatas maka ada persetujuan antara kedua belah pihak)

Pesanan pelanggan harus diterima tepat waktu lalu semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, untuk memastikan akurasi yang menyeluruh, harus dilakukan pemeriksaan edit, antaralain : 

Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan 

Uji kewajaran 

Persetujuan kredit, yang mencakup Otorisasi umum (Batas kredit) dan Otorisasi khusus (Pemeriksaan batas). 

Menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut. 

Internal dokumen yang dihasilkan oleh order entry penjualan, seperti : Pesanan penjualan, Slip pengepakan, dan Kartu pengambilan barang. 

B. Pengiriman barang, yang mencakup : 

      - Pengambilan dan pengepakan pesanan, (dalam hal ini sepatu tersebut)

      - Pengiriman pesanan. (pengiriman sepatu yang dipesan pembeli)

Aktivitas ini bertanggung jawab untuk memenuhi pesanan pelanggan pendataan item yang dikirim dari persediaan.

C. Penagihan dan piutang usaha, yang mencakup : 

     - Penagihan, (mentransfer uang harga sepatu kepada penjual , biasannya ditambah ongkir)

     - Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan. 

Dua aktivitas yang dilakukan pada siklus pendapatan ini adalah : 

     - faktur pelanggan, 

     - Mempertahankan rekening pelanggan. 

Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan Informasi dari aktivitas ini antaralain : 

- Penagihan yang akurat sangat penting dan membutuhkan informasi yang mengidentifikasi item dan kuantitas. 

- Faktur penjualan memberitahukan pelanggan dari jumlah yang harus dibayar dan di mana untuk mengirim pembayaran. 

- Sebuah laporan bulanan merangkum transaksi yang terjadi dan menginformasikan pelanggan dari saldo rekening mereka saat ini. 

- Sebuah memo kredit kewenangan departemen penagihan untuk kredit account pelanggan. 

D. Penagihan kas, yang mencakup : 

- Menangani kiriman uang pelanggan, 

- Menyimpannya ke bank. 

Bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah Kasir dan fungsi piutang dagang. Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi pada aktivitas ini antaralain : 

- Pentingnya pengurangan pencurian kas. 

- Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses fisik ke kas atau cek. 

- Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan faktur aplikasi harus dikredit. 

Dokumen, catatan, dan prosedur: 

- Cek diterima dan dikirim (disimpan). 

- Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran. 

- Sistem ini melakukan sejumlah on-line cek edit untuk memverifikasi keakuratan entri data.

SUMBER :

http://ilfen.blogspot.com/2012/11/makalah-siklus-pendapatan.html

http://siadevelopment.blogspot.com/2012/04/siklus-pendapatan.html

http://nanienuneno.blogspot.com/2010/11/siklus-pendapatan.html

http://candrasadut.blogspot.com/2013/01/siklus-pendapatan-penjualan-dan.html

http://www.scribd.com/doc/136033206/BAB-6-Siklus-Pendapatan-Buku

NORMALISASI

Definisi

Normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasi data ke dalam tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai di dalam suatu organisasi.

·        Tujuan dari normalisasi :

·        Untuk menghilangkan kerangkapan (redundansi) data.

·        Untuk mengurangi kompleksitas.

·        Untuk mempermudah pemodifikasian data.

Tujuan Normalisasi

- Untuk menghilangkan kerangkapan data
- Untukmengurangikompleksitas
- Untukmempermudahpemodifikasian data

Proses Normalisasi

·        Data diuraikan dalam bentuk tabel, selanjutnya dianalisis berdasarkan persyaratan tertentu ke beberapa tingkat.

·        Apabila tabel yang diuji belum memenuhi persyaratan tertentu, maka tabel tersebut perlu dipecah menjadi beberapa tabel yang lebih sederhana sampai memenuhi bentuk yang optimal.

Teknik Normalisasi

normalisasi adalah proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinnya.

pada proses normalisasi selalu dilakukan pengujian database pada beberapa kondisi, antara lain:

- menambah/insert

- menghapus/delete

- mengubah/update

- membaca/retrieve

bila ada pengujian tersebut makan relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah menghasilkan database yang optimal.

beberapa konsep yang harus diketahui lebih dahulu yang berhubungan dengan normalisasi,yaitu:

- Field/atribute kunci

- Kebergantungan fungsi (functional dependency)

Bentuk Normalisasi

Pada proses normalisasi ini perlu dikenal dahulu defenisi dari tahap normalisasi

1. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini memiliki ciri-ciri,yaitu:

- Merupakan kumpulan data yang akan direkam

- Tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu

- Dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi

- Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya

2. Bentuk normal ke satu (1NF/First Normal Form)

Bentuk normal ke satu mempunyai ciri yaitu:

- Setiap data dibentuk dalam flat file (file data/rata)

- Data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field field berupa "atomic value"

- Tidak ada set atribute yang berulang ulang atau atribute bernilai ganda (multivalue)

- Tiap field hanya satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mendua, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata-kata sehingga artinya lain.

Misalnya:

KELAS(Kode_Kelas,nama_kelas,istruktur)

merupakan bentuk 1NF karena tidak ada yang berganda dan tiap atribute atau pengertian yang tunggal.

contoh data:

Kode_kelas	Nama_kelas	Instruktur
1234	Fisika Dasar	Soroso
1543	Matematika	Paulus
1775	Teknik Program	Bagus

SISWA (No_siswa,nama,wali_studi,kelas1,kelas2,kelas3)

siswa yang punya nomor siswa,nama dan wali studi mengikuti 3 mata pelajaran/kelas. Disini ada perulangan kelas 3 kali ini bukan bentuk 1NF.

contoh data:

No_Siswa	Nama	Wali_studi	Kelas-1	Kelas-2	Kelas-3
22890100	Tanzania	Zaman	1234	1543
22890101	Nia	Rizki	1234	1775	1543

Bentuk normal kesatu dari bentuk diatas menjadi:

No_siswa	Nama	Wali_studi	Kode_Kelas
22890100	Tanzania	Zaman	1234
22890100	Tanzania	Zaman	1543
22890101	Nia	Rizki	1234
22890101	Nia	Rizki	1775
22890101	Nia	Rizki	1543

3. Bentuk Normal kedua (2NF/Second Normal Form)

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu:

- Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu

- Atrubite bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama/primary key

- Sudah ditentukan kunci field,dimana kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribute lain yang menjadi anggotanya.

Dari contoh relasi SISWA pada bentuk normal kesatu,terlihat bahwa :

- kunci utama/primary key adalah nomor siswa

- nama siswa dan wali_studi bergantung fungsi pada No_siswa, tetapi kode_kelas bukanlah fungsi bukanlah fungsi pada no_siswa, tetapi kode_kelas bukanlah fungsi dari SISWA maka file SISWA dipecah menjadi 2 relasi yaitu:

Relasi SISWA

No_siswa	Nama	Wali_studi
22890100	Tanzania	Zaman
22890101	Nia	Rizki

Relasi AMBILKELAS

No_siswa	Kode_kelas
22890100	1234
22890100	1543
22890101	1234
22890101	1775
22890101	1543

4. Bentuk Normal ketiga (3NF/Thrid Normal Form)

untuk menjadi bentuk normalisasi ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribute bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribute bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key dan pada primary key secara menyeluruh. Contoh pada bentuk normal kedua diatas termasuk juga bentuk normal ketiga karena seluruh atribute yang ada disitu bergantung penuh pada kunci primernya.

Penerapan Bentuk Normalisasi

Proses perancangan database dapat dimulai dari dokumen dasar yang dipakai dalam sistem.

PT SANATA PURI                                   FAKTUR PEMBELIAN BARANG   Jalan Senopati 11       Yogyakarta Kode Supplier : S02                                             Tanggal : 02/02/09 Nama Sipplier : Gobel Nustra                              Nomor  : 779
Kode	Nama Barang	Qty	Harea	Jumlah
R02	RICE COOKER CC3	10.0	150.000,00	1.500.000,00
Total Faktur				1.500.000,00

Jatuh Tempo Faktur : 09/03/90
PT SANTA PURI                                     FAKTUR PEMBELIAN BARANG Jalan Senopati 11 Yogyakarta Kode Supplier  : G10                                Tanggal  : 07/02/90 Nama Supplier : Gobel Nustra                 Nomor    : 998
Kode	Nama Barang	Qty	Harea		Jumlah
A01 A02	AC SPLIT 1/2 PK AC SPLIT 1 PK	10.0 10.0	1,350,000 2,000,000		13,500,000 20,000,000
Total Faktur				33,500,000
Jatuh Tempo Faktor : 09/03/90